Nexo
Zaplanuj dane, zadania i szkolenie zespołu przed zmianą programu.
Chcesz zmienić program, ale obawiasz się przenoszenia danych i przestoju w pracy? Zacznij od prostego pytania: co po zmianie ma być łatwiejsze? Szybsza obsługa zamówień, mniej przepisywania czy lepsza kontrola magazynu pomogą wyznaczyć konkretny cel wdrożenia.
Nie potrzebujesz gotowej listy ustawień. Warto natomiast przygotować informacje o codziennej pracy i problemach zespołu. Dzięki temu łatwiej dobrać zakres, zaplanować kolejne kroki i zrozumieć, co obejmuje oferta wdrożenia.
Opisz typowe zamówienie: od kontaktu z klientem, przez przygotowanie towaru, po fakturę i płatność. Przy każdym kroku zaznacz, kto się nim zajmuje i co dzisiaj zajmuje zbyt dużo czasu. Szczególnie przydatne są przykłady informacji przepisywanych między programami.
Dodaj jedną trudniejszą sytuację, np. zwrot albo realizację zamówienia w dwóch dostawach. Na takich przykładach łatwiej ustalić potrzebne funkcje niż na ogólnym stwierdzeniu, że program ma „obsługiwać całą firmę”.
Lista klientów, towary, ceny, stany magazynowe i nierozliczone płatności — wskaż, co jest potrzebne od pierwszego dnia. Osobno zastanów się nad historią: czy chcesz przeglądać stare dokumenty, czy pracować na nich tak samo jak na nowych?
To ważne rozróżnienie. Przy przejściu z Subiekta GT do nexo dokumenty archiwalne są wyświetlane z bazy GT i wymagają działającego połączenia z nią. Nie oznacza to przeniesienia całej historii do nowych, edytowalnych dokumentów. Zakres danych i sposób dostępu do archiwum ustal przed zmianą.
Handlowiec, magazynier i księgowość wykonują różne zadania. Ustal, jakie czynności każda osoba ma wykonywać i jakie dane powinna widzieć. Subiekt nexo pozwala ustawiać uprawnienia użytkowników, a wersja PRO ułatwia ich przypisywanie za pomocą ról.
Zbierz także listę sklepów internetowych, urządzeń i dodatków, które mają współpracować z programem. Uzgodnij, skąd będą pobierane ceny, dostępność towaru i zamówienia. Możliwości konkretnych połączeń warto sprawdzić przed zakupem, a nie dopiero w dniu uruchomienia.
Próbę wykonaj na oddzielnie przygotowanych danych, bez rzeczywistej wysyłki do klientów i aktywnych połączeń z firmowymi systemami. Zamiast sprawdzać sam wygląd programu, przejdź zadania, które zespół będzie wykonywać po wdrożeniu.
Ustal, kiedy kończycie wpisywanie danych do starego programu i kiedy rozpoczynacie pracę w nowym. W planie uwzględnij kopię zapasową, końcowe sprawdzenie danych oraz decyzję, co zrobić, gdy nie wszystko będzie gotowe. Ewentualny powrót trzeba uzgodnić tak, żeby nie utracić nowych dokumentów.
Szkolenie oprzyj na obowiązkach pracowników. Osoba wystawiająca faktury powinna przećwiczyć ich obsługę, a magazynier — pracę z towarem. Ustal również, do kogo zgłaszać pytania po starcie i jaki zakres pomocy obejmuje współpraca.
Na początek wystarczą nazwa obecnego programu, liczba użytkowników, firm i magazynów oraz opis tego, co chcesz usprawnić. Dopisz potrzebne połączenia z innymi narzędziami i planowany termin. Szczegóły można ustalić podczas rozmowy.
W M1 System pomożemy przełożyć te potrzeby na konkretny plan. Oddzielnie przedstawimy koszt licencji, przygotowania programu, przeniesienia danych i szkolenia. Zobacz, jak pomagamy we wdrożeniu nexo, i opowiedz nam o swojej firmie.
