1. Administrator i kontakt
Tomasz Magiera M1 Systemul. Elizy Orzeszkowej 5, 56-100 WołówNIP: 6922101468 · REGON: 545376269biuro@m1system.pl781 703 186Obsługa klienta: poniedziałek–piątek, 9:00–18:00Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach serwisu m1system.pl jest wskazany wyżej przedsiębiorca. Pytania i żądania dotyczące prywatności można kierować na biuro@m1system.pl lub adres pocztowy. Nie wymagamy korzystania ze specjalnego formularza.
2. Jakie dane i w jakim celu przetwarzamy
| Sytuacja i zakres danych | Cel i podstawa |
|---|---|
| Kontakt: imię i nazwisko, e-mail, opcjonalny telefon, treść zgłoszenia. | Odpowiedź i przygotowanie oferty na Twoje żądanie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; pozostała korespondencja i kontakt z przedstawicielem firmy — lit. f (uzasadniony interes: obsługa korespondencji i współpracy). |
| Konto: imię i nazwisko, e-mail, nazwa firmy i wymagany NIP, opcjonalny telefon, zabezpieczone dane uwierzytelniające, status dostępu. | Założenie, uwierzytelnienie i obsługa konta oraz wykonanie umowy z osobą, której dane dotyczą — art. 6 ust. 1 lit. b; obsługa osób reprezentujących firmę i bezpieczeństwo — lit. f (uzasadniony interes: realizacja współpracy i ochrona kont). |
| Zakup i rozliczenie: dane nabywcy i faktury, produkty, kwoty, daty, statusy płatności, zakres dostępu; przy uruchomieniu rozliczeń abonamentu również wykorzystanie limitów i zgody na odnowienia. | Zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b; obowiązki podatkowe i rachunkowe — lit. c; wykazanie zgód i obrona roszczeń — lit. f. |
| PixelAI: pytania, historia przekazana jako kontekst, odpowiedzi i dobrowolnie dodane pliki lub obrazy. | Przygotowanie odpowiedzi i świadczenie usługi — art. 6 ust. 1 lit. b; obsługa zgłoszonego problemu i bezpieczeństwo — lit. f. Ogranicz dane osób trzecich do niezbędnego minimum. |
| Reklamacje i odstąpienia: dane zakupu, korespondencja, opis problemu, żądanie i sposób jego realizacji. | Wykonanie obowiązków prawnych i umowy — art. 6 ust. 1 lit. c i b; ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — lit. f. |
| Dane techniczne: adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce, błędach i bezpieczeństwie. | Utrzymanie działania i ochrona przed nadużyciami — art. 6 ust. 1 lit. f. Dane analityczne są zbierane dopiero po zgodzie — lit. a. |
Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zgłoszenia, konta lub zakupu. Bez nich możemy nie mieć możliwości wykonania wybranej usługi. Danych zbędnych do sprawy nie należy przekazywać. Obsługa umowy i ustawowych obowiązków nie wymaga zgody marketingowej.
Jeżeli kontaktujesz się lub korzystasz z usługi w imieniu firmy będącej stroną umowy, podstawą przetwarzania Twoich danych do obsługi tej współpracy jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f), a nie wykonanie umowy zawartej bezpośrednio z Tobą. Obowiązki prawne pozostają odrębną podstawą przetwarzania.
3. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące klientów, dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, utrzymania IT, obsługi księgowej i prawnej — tylko w zakresie potrzebnym do ich zadań. Dane niezbędne do wystawienia licencji mogą być przekazane jej producentowi, InsERT S.A. Organy publiczne otrzymują dane, gdy wynika to z przepisów.
Przy płatności przez Paynow dane niezbędne do transakcji, w szczególności kwota, identyfikator zamówienia i e-mail kupującego, przekazujemy operatorowi Paynow. Po udostępnieniu płatności kartami dane niezbędne do ich obsługi będą przetwarzane także przez Autopay S.A., operatora płatności kartowych. Operator przetwarza część danych jako odrębny administrator; właściwe informacje o prywatności i dostawcy danej metody znajdują się w bramce przed zapłatą. M1 System nie potrzebuje pełnego numeru karty ani kodu CVC; nie wpisuj ich do naszych formularzy, czatu ani wiadomości.
Rozmowa PixelAI korzysta z OpenAI w celu zadawania pytań doprecyzowujących i tworzenia podsumowania. Wiadomości przechodzą lokalne maskowanie rozpoznanych danych identyfikacyjnych. Z załączników wysyłamy do modelu tylko lokalnie oczyszczony tekst techniczny, nigdy obrazy ani pliki. Podsumowanie, pełna rozmowa oraz załączniki po maskowaniu trafiają do konsultanta M1 System i naszej poczty po przekazaniu zgłoszenia przez klienta. Wcześniejsza wersja asystenta korzystała z OpenAI i mogła przekazywać pytanie, wybrane wiadomości oraz materiały jako kontekst. Do analityki za zgodą wykorzystujemy Google Analytics, usługę Google Ireland Limited. Film na stronie „O nas” jest ładowany z YouTube po uruchomieniu odtwarzania; wtedy dostawca otrzymuje dane techniczne połączenia.
Usługi OpenAI oraz Google mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Przekazywanie wymaga podstawy przewidzianej przez RODO, np. standardowych klauzul umownych lub właściwej decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, gdy ma zastosowanie. Informacje o zabezpieczeniach i ich kopię można uzyskać, kontaktując się z nami. Zobacz warunki przetwarzania OpenAI oraz politykę Google.
4. Jak długo przechowujemy dane
Podczas rejestracji PixelAI zapisujemy adres IP, czas zgłoszenia, potwierdzenie e-maila i powód ewentualnej ręcznej weryfikacji. Służą ochronie przed automatycznymi rejestracjami i wielokrotnym odbieraniem bonusu. Dane te są dostępne tylko administratorom. Adres IP i jego identyfikator porównawczy są usuwane przy porządkowaniu zgłoszeń po 90 dniach; po tym czasie nie służą już automatycznej ocenie powtórnych rejestracji. Zachowujemy ograniczony zapis przyznania i wykorzystania bonusu na NIP, także po zamknięciu konta, aby nie przyznać go ponownie; stosujemy go przez czas obowiązywania tej promocji. W razie niesłusznego zatrzymania rejestracji możesz poprosić M1 System o ręczne sprawdzenie.
- Zapytania i korespondencję — przez czas obsługi sprawy, a następnie tylko przez okres potrzebny do udokumentowania ustaleń lub do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń. Sprawy bez dalszego celu przetwarzania podlegają usunięciu w ramach przeglądu danych.
- Dane konta — przez czas jego prowadzenia. Po zamknięciu zachowujemy wyłącznie zakres konieczny do obowiązków prawnych, rozliczeń i roszczeń; usunięcie konta nie oznacza usunięcia dokumentów, które musimy zachować.
- Dokumentację podatkową i rachunkową — przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych według właściwych zasad ustawowych. Termin może się wydłużyć np. w związku z przerwaniem lub zawieszeniem przedawnienia.
- Dokumentację umowy, płatności, zgód i reklamacji — przez okres umowy i właściwy okres dochodzenia lub obrony roszczeń; standardowo zależnie od rodzaju roszczenia 3 albo 6 lat, z uwzględnieniem ustawowego sposobu liczenia i przerw biegu.
- Dane bezpieczeństwa — przez czas potrzebny do diagnozy zdarzenia, zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia nadużycia; jeżeli stanowią dowód, przez czas niezbędny do prowadzenia sprawy.
- Pamięć przeglądarki — według zasad poniżej. Podręczna historia czatu i koszyk w pamięci lokalnej nie mają automatycznego terminu wygaśnięcia; można je usunąć przez wyczyszczenie danych witryny w przeglądarce.
Po ustaniu celu dane usuwamy lub anonimizujemy, chyba że dalsze przechowanie wynika z obowiązku prawnego albo jest niezbędne do konkretnego roszczenia. Na żądanie wyjaśnimy okres właściwy dla Twojej sprawy. Usunięcie z systemu operacyjnego nie musi oznaczać natychmiastowego nadpisania kopii zapasowej; kopie służą odtworzeniu i są objęte ograniczonym dostępem.
5. Prywatność zgłoszeń PixelAI
PixelAI prowadzi rozmowę wyłącznie w celu zebrania informacji dla konsultanta, bez udzielania rozwiązania. Do API OpenAI przekazujemy wiadomości po maskowaniu danych konta i rozpoznanych danych identyfikacyjnych oraz oczyszczony tekst techniczny załączników. Żądania używają ustawienia store: false; nie oznacza to gwarancji braku przechowywania po stronie dostawcy zgodnie z jego zasadami. Pełną rozmowę, podsumowanie oraz załączniki po maskowaniu zapisujemy przy koncie firmowym po zatwierdzeniu zgłoszenia i przekazujemy do biura M1 System do obsługi problemu.
Konsultant przygotowuje instrukcję w postaci tekstu lub pliku PDF, przypisuje ją do konta i powiadamia osobę zgłaszającą e-mailem. Właściciel i aktywni użytkownicy firmy mają dostęp do wspólnego archiwum, także po wygaśnięciu pakietu i do instrukcji sprzed ich dołączenia. Załączniki przechowujemy poza publicznym katalogiem strony; pobranie wymaga uwierzytelnienia i uprawnienia do danego konta. Faktury są dostępne tylko właścicielowi firmy.
Dokumentację zgłoszeń i instrukcje przechowujemy przez okres prowadzenia konta oraz w zakresie niezbędnym do rozliczeń i roszczeń zgodnie z sekcją o przechowywaniu. Zamknięcie konta i usunięcie archiwum można zgłosić administratorowi. Nie podawaj haseł, kluczy, danych kart ani zbędnych danych klientów i pracowników. Zrzuty i PDF przetwarzamy lokalnie: ukrywamy numery i tekst spoza listy bezpiecznych określeń interfejsu, usuwamy metadane, a PDF odtwarzamy jako płaskie obrazy. Nazwy plików są zastępowane neutralnymi. Oryginały nie są przekazywane do OpenAI ani zachowywane w archiwum zgłoszenia. Sprawdź podgląd wszystkich stron, także logo, podpisy i kody QR, oraz dodaj maski tam, gdzie automat czegoś nie ukrył. Sam automat nie gwarantuje wykrycia wszystkich danych.
Szkic rozmowy pozostaje w pamięci otwartej strony. Odświeżenie go usuwa; zabezpieczony stan rozmowy wygasa po 24 godzinach. Lokalne pliki robocze są przechowywane na serwerze w prywatnym katalogu i usuwane po 72 godzinach, jeśli nie zostały dołączone do przekazanego zgłoszenia. Starsze rozmowy mogą pozostać lokalnie do wyczyszczenia danych witryny. Dane przesłane wcześniej do dostawcy AI podlegają zasadom obowiązującym przy ich przekazaniu; zmiana trybu pomocy nie usuwa tych danych automatycznie. W sprawie wcześniejszych danych skontaktuj się z M1 System.
Nie podejmujemy na podstawie PixelAI wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika.
7. Twoje prawa
W przypadkach określonych w RODO przysługują Ci prawa: dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeśli podstawą jest zgoda, możesz ją cofnąć w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Napisz na biuro@m1system.pl. Dla ochrony danych możemy potrzebować rozsądnej weryfikacji tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli sprawa wymaga ustawowego przedłużenia, podamy przyczynę i termin.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i aktualne dane kontaktowe: uodo.gov.pl.
8. Pozostałe informacje
Dane pozyskujemy przede wszystkim od Ciebie lub osoby reprezentującej Twoją firmę, a status transakcji od operatora płatności. Dane firmowe możemy weryfikować w publicznych rejestrach. Nie sprzedajemy danych osobowych. Aktualizacja polityki służy odzwierciedleniu rzeczywistych procesów i przepisów; istotne zmiany dotyczące istniejących kont komunikujemy odpowiednio do ich charakteru.
Dokument jest powiązany z regulaminem sprzedaży i subskrypcji oraz zasadami korzystania z PixelAI.