Faktura jest wystawiona, ale czy ktoś sprawdził jej wysyłkę? Dokument od dostawcy został pobrany, ale czy trafił już do księgowości? Przy pracy z KSeF warto jasno ustalić, kto odpowiada za kolejne czynności. Wtedy łatwiej zauważyć, co jest gotowe, a co wymaga jeszcze działania.

Poniższe wskazówki pomogą zarówno przy uruchamianiu obsługi KSeF, jak i porządkowaniu tego, co już działa. Skupiamy się na pracy zespołu i programach. Obowiązki dotyczące Twojej firmy potwierdź z księgowością na podstawie aktualnych informacji Ministerstwa Finansów.

1. Sprawdź, jak faktura przechodzi przez firmę

Weź jedną typową fakturę sprzedaży i jedną fakturę od dostawcy. Prześledź, kto je przygotowuje lub odbiera, kto sprawdza dane i jak dokumenty trafiają do księgowości. Zapisz też, w którym miejscu pracownik może sprawdzić, czy wszystko zostało zrobione.

Uwzględnij dokumenty ze sklepu internetowego, innych programów i korekty. Nie potrzebujesz skomplikowanego schematu — wystarczy krótki opis, z którego będzie wynikać, kto wykonuje następny krok.

2. Ustal, kto ma dostęp i kto go zastąpi

Osoba wystawiająca faktury powinna wiedzieć, kto sprawdza ich wysyłkę. Księgowość powinna mieć ustalony sposób odbioru dokumentów. Zaplanuj również zastępstwo, żeby urlop jednej osoby nie zatrzymywał obsługi faktur.

Sprawdź oddzielnie dostęp do programu i uprawnienia w KSeF. Ustal też, kto pilnuje ważności certyfikatów i innych danych używanych do połączenia. Po zmianie obowiązków pracownika przejrzyj jego dostęp. Haseł i kluczy nie dołączaj do zwykłego zgłoszenia serwisowego.

3. Przećwicz obsługę bez wysyłania prawdziwych faktur

Pierwsze próby warto wykonać poza codzienną pracą firmy. W nexo można skorzystać z Wirtualnej bramki, która naśladuje działanie KSeF. Pomaga to poznać obsługę bez przesyłania dokumentów do rzeczywistego systemu. Przed próbą sprawdź ustawienia — sama kopia danych nie gwarantuje odłączenia wysyłki i innych połączeń.

Do sprawdzenia komunikacji z KSeF służą również środowiska Ministerstwa Finansów. W wersji Demo używa się fikcyjnych danych na fakturach, ale prawdziwych danych do uwierzytelnienia. Dobór miejsca prób najlepiej uzgodnić z osobą przygotowującą program.

4. Sprawdź całą obsługę, nie tylko przycisk „Wyślij”

Próba powinna pokazać, że każdy wie, co zrobić i gdzie sprawdzić efekt. W przygotowanym środowisku przejdź kolejno przez najważniejsze zadania:

Przygotuj przykładową fakturę i sprawdź jej dane.

Wyślij ją i odszukaj informację o wyniku oraz potwierdzenie.

Odbierz dokument zakupowy i przejdź do jego dalszej obsługi.

Przećwicz korektę oraz sytuację z błędnymi danymi lub brakiem dostępu.

Przekaż sprawę innej osobie i sprawdź, czy potrafi ją kontynuować.

5. Przygotuj prosty plan na błędy i przerwy

Brak internetu, błędne dane i brak informacji o wyniku wysyłki to różne sytuacje. W instrukcji dla zespołu zapisz, kto sprawdza problem, gdzie notuje ustalenia i kiedy kontaktuje się ze wsparciem. Gdy wynik wysyłki jest niejasny, najpierw ustal stan faktury, zamiast od razu wysyłać ją ponownie.

Sposób pracy podczas niedostępności KSeF uzgodnij z księgowością i osobą obsługującą program, zgodnie z aktualnymi zasadami MF. Ważny jest również powrót do zwykłej pracy: ktoś powinien sprawdzić dokumenty, które czekają na dokończenie obsługi.

6. Dopilnuj, żeby ustalenia działały na co dzień

Wyznacz osobę, która regularnie sprawdza faktury z niewyjaśnionym wynikiem wysyłki i zakupy czekające na obsługę. Po zmianie programu, dostępu lub połączenia ze sklepem wróć do najważniejszych prób. Krótką instrukcję trzymaj w miejscu dostępnym dla zespołu.

Potrzebujesz pomocy w uporządkowaniu KSeF? Napisz, z jakich programów korzystacie i co dziś sprawia trudność. W M1 System pomożemy ustalić potrzebne ustawienia, próby i szkolenie. Skontaktuj się z nami — nie musisz samodzielnie przygotowywać całego planu.

KSeF w Twojej firmie