KSeF
Sprawdź ustawienia oraz wysyłkę i odbiór faktur w programie.
Przy obsłudze faktur potrzebujesz jasnej odpowiedzi: dokument jest gotowy, czeka na wysyłkę czy wymaga wyjaśnienia? Poniżej pokazujemy najważniejsze miejsca kontroli w Subiekcie nexo — od przygotowania faktury sprzedaży po dalszą obsługę dokumentu od dostawcy.
Nazwy widoków podajemy na podstawie instrukcji InsERT. Poszczególne opcje mogą zależeć od wersji i ustawień programu. Warto więc sprawdzić, jak działa Wasza konfiguracja, i na tej podstawie przygotować krótką instrukcję dla zespołu.
Zapisanie dokumentu w Subiekcie i przesłanie go do KSeF to nie ta sama czynność. Program umożliwia przygotowanie i wysyłkę e-Faktury ręcznie albo automatycznie, zależnie od ustawień. Najpierw upewnij się, który sposób obowiązuje w Twojej firmie.
Ustal, kto sprawdza dane przed wysyłką i kiedy może jeszcze zgłosić poprawkę. Jeżeli zmieniacie ustawienia, przećwiczcie cały przebieg na odpowiednio przygotowanych danych próbnych. Pracownik powinien wiedzieć, co dzieje się po zapisaniu dokumentu i czy musi zrobić coś jeszcze.
W module „Krajowy System e-Faktur – Wysyłka”, na zakładce „Wysłane”, znajdziesz wysłane dokumenty. Kolumny ze statusem i numerem KSeF pomagają sprawdzić wynik. Sama obecność faktury na liście nie zastępuje odczytania informacji o jej przyjęciu.
Gdy coś jest niejasne, sprawdź aktualny status i zapisz dokładną treść komunikatu. Zanotuj również, której faktury dotyczy sprawa i kiedy wykonano operację. To znacznie lepszy punkt wyjścia do wyjaśnienia niż ogólne „KSeF nie działa”.
UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, jest potwierdzeniem związanym z przyjęciem dokumentów przez KSeF. Subiekt umożliwia ustawienie okresowego pobierania UPO dla zamkniętych sesji. Warto sprawdzić, jak działa to w Waszym programie, zamiast zakładać, że wszystkie potwierdzenia są już pobrane.
Wyznacz osobę sprawdzającą brakujące potwierdzenia i dokumenty z błędami. Przy zgłoszeniu podaj wersję Subiekta, wykonaną czynność i widoczny komunikat. Sam brak pobranego UPO nie powinien być powodem do ponownej wysyłki bez sprawdzenia stanu faktury.
Pobrane e-Faktury oczekujące na dalszą obsługę znajdziesz w module „Krajowy System e-Faktur – Odbiór”, na zakładce „Do przetworzenia”. Pobranie dokumentu z KSeF nie oznacza jeszcze utworzenia faktury zakupu w Subiekcie.
W kolejnym kroku możesz przygotować dokument zakupu na podstawie e-Faktury. Porównaj dane dostawcy, pozycje, ilości i wartości. Zwróć uwagę, czy program poprawnie dopasował produkty do Twojej kartoteki. Po zapisie sprawdź utworzony dokument i jego powiązanie z fakturą źródłową.
Dokument od dostawcy może zawierać inną ilość niż zamówiona lub pozycję, której nie rozpoznaje magazyn. Uzgodnij, kto sprawdzi taką sytuację i gdzie zapisze wynik. Dla pozostałych osób powinno być jasne, czy faktura jest już sprawdzona, czy nadal czeka na wyjaśnienie.
Oddziel pytania o rozliczenie od problemów z programem. Pierwsze kieruj do księgowości, drugie do wsparcia technicznego. Zanim poprawisz lub ponowisz czynność, sprawdź historię dokumentu i ustalenia współpracowników, żeby nie wykonywać tego samego dwa razy.
Ustal, jak dokumenty trafiają do księgowości i kto przekazuje informacje o rozbieżnościach. Sposób współpracy z Rewizorem, Rachmistrzem lub zewnętrznym biurem dopasuj do używanych programów. Przy sprawdzaniu obiegu przejdź pięć punktów:
Nie wiesz, czy Subiekt jest właściwie ustawiony do KSeF? Zgłoś się do M1 System. Pomożemy sprawdzić wysyłkę, odbiór i potrzebne ustawienia, a zespołowi pokażemy, jak kontrolować codzienną pracę z fakturami.
