Obieg dokumentów przy KSeF wymaga większej dyscypliny niż tradycyjne wystawianie i przesyłanie faktur. Dokument powinien mieć jasny status, właściciela i ścieżkę reakcji, szczególnie gdy pojawiają się błędy albo korekty.
W Nexo warto zacząć od kartotek kontrahentów oraz sposobu opisywania dokumentów. Im mniej wyjątków i ręcznych dopisków, tym łatwiej utrzymać porządek po przejściu na elektroniczny obieg.
Drugim elementem są uprawnienia. Nie każdy użytkownik powinien mieć możliwość zmiany danych, wysyłki dokumentów lub korekt. Jasny podział ról pomaga uniknąć przypadkowych błędów.
Przed produkcyjnym uruchomieniem warto przejść kilka scenariuszy testowych: faktura sprzedaży, korekta, dokument problematyczny, klient z brakującymi danymi oraz dokument wymagający konsultacji księgowej.