Inwentaryzacja w Subiekcie

1. Ustal magazyn, datę i zakres liczenia

Zapisz, który magazyn i jakie grupy towarów obejmuje spis. Podziel pracę tak, aby każda pozycja została policzona raz. Przy kilku osobach pomocny jest podział na regały lub sektory i wskazanie osoby zbierającej wyniki.

Ustal również, jak będzie obsługiwany ruch towaru podczas liczenia. Jeśli sprzedaż albo dostawy trwają, zespół musi wiedzieć, jak oznaczać takie operacje i do którego momentu odnoszą się zapisane ilości.

1. Sprawdź niewprowadzone przyjęcia, wydania i przesunięcia.
2. Wyjaśnij towary odłożone do reklamacji, zwrotu lub odbioru przez klienta.
3. Uzgodnij jednostki, w których będzie liczony asortyment.
4. Przygotuj kopię danych i ustal, kto zatwierdza wynik.

To lista organizacyjna do dopasowania do firmy. Nie zastępuje ustalenia zasad wyceny i dokumentacji z osobą odpowiedzialną za księgowość.

2. Oddziel spisy od dokumentu inwentaryzacji

W nexo spis służy do zapisania policzonych ilości. Możesz przygotować kilka spisów, a następnie wykorzystać je w dokumencie inwentaryzacji. Dzięki temu osoby liczące poszczególne części magazynu nie muszą pracować na jednej liście.

Punktem rozpoczęcia w instrukcji producenta jest moduł Inwentaryzacja, zakładka Spisy i polecenie dodania spisu. Uzupełniasz datę, zakres asortymentu i faktyczne ilości. Dokumentację tego etapu znajdziesz w instrukcji spisów InsERT.

3. Sprawdź wynik, zanim wykonasz inwentaryzację

Gotowe spisy dołącza się do nowej albo istniejącej inwentaryzacji. Sprawdź datę stanów magazynowych oraz listę uwzględnionych spisów. Według dokumentacji zmiana statusu na wykonaną powoduje wygenerowanie dokumentów PW i RW korygujących stan. Dlatego najpierw wyjaśnij rozbieżności. Opis etapów i statusu w e-Pomocy.

1. Porównaj pozycje o największych różnicach ilościowych i wartościowych.
2. Sprawdź, czy asortyment nie został policzony w dwóch sektorach.
3. Zweryfikuj jednostki: sztuka, opakowanie i komplet mogą oznaczać różne ilości.
4. Wyjaśnij pozycje pominięte w spisie; brak wpisu nie jest potwierdzeniem zerowego stanu.
5. Potwierdź zgodność zakresu i daty z ustaleniami zespołu.

Nie koryguj wyniku tylko po to, aby zniknęła różnica. Najpierw ustal, czy problem dotyczy liczenia, kartoteki, dokumentu czy rzeczywistego braku lub nadwyżki.

4. Zachowaj ślad kontroli po zakończeniu

Po wykonaniu sprawdź dokumenty powstałe w wyniku inwentaryzacji oraz stan wybranych towarów. Dobrym punktem kontroli są pozycje bez różnicy, z niedoborem i z nadwyżką. Zachowaj przyjęte spisy, wyjaśnienia i informację o osobie odbierającej wynik.

Jeżeli zauważysz błąd dopiero po zakończeniu, najpierw ustal jego przyczynę i zależności z późniejszymi dokumentami. Kolejna inwentaryzacja wykonana bez analizy może utrudnić odtworzenie tego, co się wydarzyło.

Najczęstsze pytania przed spisem

Czy spis i inwentaryzacja są tym samym? Spis zapisuje wynik liczenia; dokument inwentaryzacji służy do rozliczenia różnic. Nie kończ kontroli na samym zapisaniu spisów.

Czy kilka osób może liczyć osobne części magazynu? Takie przygotowanie można oprzeć na wielu spisach. Ustal jednak rozłączny zakres i wspólny sposób zapisania wyników.

Co zrobić, gdy liczba opakowań nie zgadza się z liczbą sztuk? Sprawdź jednostkę użytą przy liczeniu i w kartotece. Nie zmieniaj ilości bez ustalenia przeliczenia i sposobu ewidencji danego towaru.

Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu spisu lub wyjaśnieniu różnic? Opisz program, wersję, magazyn i etap pracy w formularzu kontaktowym. Zakres pomocy ustalimy przed rozpoczęciem prac.